בכל משרד בו תעבדו, ובו תהיו אחראיים על הרכש, תצטרכו לדאוג לפלטפורמות כמו פתרונות אחסון. במשרד, ולא במקום בו עובדים עם תכולה קשה וכבדה, פתרונות אחסון נפוצים במיוחד הם מדפים לארכיון, ולא בכדי. משרד הוא מוסד עסקי, וגם אם לא מדובר במשרד שעושים בו עסקים, אלא במשרד שהוא כלל לא למטרות רווח, הוא אחראי על שליחת מסמכים לאנשי הקשר שלו וקבלת מסמכים אחרים בתמורה, וזה לכשעצמו יוצר תכתובת שיוצרת ערימת ניירות בנקל. בעסק עצמאי, למשל, ישנם מסמכי חשבונית, קבלה, תעודת משלוח, והזמנה. במשרד שהוא מלכ"ר (מוסד ללא כוונת רווח) יש מסמכי אישור תרומות, אם מדובר בגורם שתורמים לו, ומסמכי הסבר ותיעוד הארגון.
בחירת מדפים לארכיון על פי הצרכים במשרד
בחירתם של מדפים לארכיון חייבת להיעשות אך ורק על פי הצרכים במשרד, הווי אומר, חקר כמות המסמכים המתויקים שיש במשרד, והיקפם מדי תקופה מסחרית, ורכישת מדפים לארכיון המתאימים לאותה כמות. מדפים למחסן יכולים אף הם לשמש כארכיב. בלא מעט משרדים, מדפים למחסן הם מדפים לארכיון, ואז הרעיון הארגונומי הוא לרכז את כל התכולה לשימוש בטווח הארוך – בחדר אחד. מסמך מתועד הוא מסמך שייעשה בו צורך לטווח הארוך, ולכן מקומו עשוי להיות במחסן, ולא בהכרח ליד עמדת המזכירה.
התאמת פתרונות אחסון לארכיון עבור כל חדר
בחדר המזכירה, חשוב לבחור פתרונות אחסון שיתאימו לה, ואשר יהיה לה נוח גם לתייק בהם וגם לשלוף החוצה מסמכים לכשצריך. פתרונות אחסון לתיוק במחסן צריכים להיות כאלו שעמם עובדי המחסן רגילים לעבוד. לכן, אם שאלתם את עצמכם מה יהיה הדגם הסופי של פתרונות אחסון לתיוק מסמכים, התשובה גלומה במיקום בו הצבתם את הארכיון. עניין נוסף הוא הכמותי: אם מדי רבעון כמות המסמכים שלכם מתועדת כגדולה, יהיה צורך בבחירת ארכיון שונה לחלוטין אם מדי אותה תקופה כמות המסמכים שנערמת היא קטנה. במידה וכמות המסמכים התגלתה כגדולה מדי רבעון, אל תמהרו להחליט לקנות ארכיון ענק במחיר יקר: נסו למצוא מסמכים המוגדרים אגרנות, אותם ניתן להעביר לגריסה, מה שישאיר אתכם עם מעט מסמכים. אז, ייתכן כי תצטרכו מדפים לארכיון בהיקף קטן ממה שסברתם בתחילה.