מי שהיה לו משרד, או עודנו מנהל אחד, ודאי שם לבו לכמות הניירת שנוצרת, גם אם חשבנו שאנחנו הכי מסודרים והכי יעילים בארגון הפנימי. ניירת מיותרת שאינה מושלכת לפח, מחשש שיש עליה מידע חשוב, היא עובדה קיימת בכל משרד, ולזה צריך להיערך כבר ביומכם הראשון בעבודה. כיצד? באמצעות בניית ארכיון. הארכיון הוא אסופת מדפים בה ניתן לתייק ניירות מיותרים, ואפילו למיין אותם על פי הנושא בו הם עוסקים: מיון שמי ומספרי לפי ה- אל"ף בי"ת, או מיון מסוג אחר (למשל מיון כרונולוגי לפי תאריך ושעה). מה שבטוח, פתרונות אחסון כמו מדפים לארכיון יכולים להימצא בשני מוקדים עיקריים.
מדפי ארכיון בעמדת המזכירות
מדפים לארכיון המצויים בעמדת המזכירות הם מדפים אשר יכולים להיות מחוברים לחלק העליון של השולחן שלה או להימצא מתחתיו, בתוך שדרת מגירות. השליפה של המדף וביצוע התיוק נוחים מאד בשני המקרים, ולכן טוב תעשו אם תבדקו או שני סוגי מדפי התיוק ותבחרו את הטוב ביותר לעמדת המזכירות שלכם.
מדפי ארכיון במחסן ובגנזך
מחסנים וגנזכים הם חדרים בהם עושים 2 דברים: מאחסנים ציוד לטווח הארוך כמו מלאי או חומרי תחזוקה כאלו ואחרים, וכן – מאחסנים ניירות ומסמכים ישנים מאד אשר על אף פגות-תוקפם הוחלט לשמרם למען שימוש עתידי לצורכי תיעוד: תעודת רישום עסק, תעודת רישיון מכירה של מוצר מסוים וכד'. פתרונות אחסון מסוג זה הם מדפים למחסן, אבל לא של מחסנאים אלא של אנשי ארכיון, כאלו המיועדים לתיוק מסמכים בתוך המחסן.
כיצד מומלץ לתכנן את מערך המדפים?
את מערך המדפים מומלץ לתכנן באמצעות התייעצות עם ארגונומים ואנשי מכירה בחנות מדפים משרדיים. שם, תוכלו לקבל את כל הייעוץ וההכוונה בנושאי מידוף משרדי, ובפרט – מידוף לארכיונים משרדיים וארכיבים. מידע זה יסייע לכם לבחור כוורת מדפים מועדפת ונוחה שתאפשר לכם למצוא בקלות את מסמכיכם ולתייקם בנקל בכל עת שהם ייכנסו לגנזך שלכם. התייעצו עם אנשי המכירות המובילים לציוד אחסון משרדי, והתחדשו בסט חדש של מדפים לארכיון למשרד ולמחסן. בואו להתרשם גם ממבחר מדפים למחסן אשר נועדו לאחסון ציוד-מחסן סטנדרטי, אם יש לכם צורך בהם.