כאשר אתם מבקשים להגיע למדפים לארכיון המשרדי, אתם מבקשים, למעשה, להקל על עצמכם באחסון ובאיתור עתידי של מסמכים. למי שאינו יודע מהם מדפים לארכיון, אלו אותם מדפים בהם ניתן לתייק חומר מצולם, כתוב או מודפס, כמו למשל חשבוניות מס, קבלות ללא חשבוניות, תעודות משלוח, תעודות קשר עם ספקים, וכל מסמך אחר לו תידרשו כבעלי עסק. גם אם אין לכם בכלל עובדים, המסמכים ילכו וייאגרו כי על פי חוק יש להדפיסם או לשמור בגרסה דיגיטלית לעתים. על מנת שלא "לטבוע" בים של מסמכים נהוג לעבות את המשרד עם מדפים לארכיון.
מה ההבדל בין מדפים לארכיון לבין מדפים למחסן?
מדפים לארכיון הם מקרים פרטיים של מדפים למחסן. בעוד שמדפים למחסן מאחסנים תכולה כללית, מדפים לארכיון מאחסנים רק תכולה מסוג ניירות, מסמכים וחומר כתוב אחר. לכן, מדפים למחסן כללי רלוונטיים רק אם יש לכם ציוד כבד אותו יש לאחסן לשימוש עתידי. למשל, אם קניתם הרבה חומרי ניקיון לשימוש עתידי, או שיש לכם תכולת מכירה בה תלכו להשתמש בעוד מספר שבועות, יש צורך להתכונן לכך באמצעות מדפים למחסן.
מדפים למשרד המשמשים לאחסון משרדי הם מהחשובים שבמדפים
מדפים למשרד המספקים אחסון של חומר ארכיוני כתוב או מספקים אחסון של תכולה כבדה מהמחסן נחשבים למדפים חשובים אשר אין להקל בהם ראש. מדפים למשרד שתכליתם היא אחסון הם מדפים איכותיים שיקחו אחריות על הציוד המאוחסן שלכם ויהפכו את שגרת השימור שלו לבטוחה ולא מבוזרת. לכן, כאשר סיימתם להתקין מדפי עבודה, פנו להתקנת מדפים למשרד לצרכי אחסון. בתחילה התמקדו במדפי המחסן ולאחר מכן גשו לטפל בפלטפורמות כמו מדפים לארכיון, בהם ניתן לאחסן פרטיקולרית תכולה מסוג מסמכים.
מדפים לארכיון ולמחסן כסט אחד
ניתן גם לצרוך מדפים לארכיון ומדפים למחסן בסט בודד. הדבר טוב למקרים בהם המשרד קטן עד כדי כך שאין מזכירות, והארכיון מועבר לטיפולכם ונמצא בתוך המחסן. אז, ניתן להפוך את החיסרון בהצטמצמות הזו ליתרון, בכך שהמחסן כולו, מהארכיון ועד המדפים הפיזיים הכבדים יעוצב באופן דומה וישרה אחידות בכל הקשור לדקורציה. כך, גם המחסן, בדומה לשאר חלקי המשרד, יהפוך לאחד החדרים המעובים במקום עבודתכם.