ארכיון הוא החלל בו אנחנו שומרים את כל המסמכים החשובים בהם השתמשנו בעבר באופן מסודר, ממוין ומתויק, בכדי שבמידת הצורך, נוכל לאתר את המסמך אליו אנו זקוקים, במהירות ובקלות מבלי להסתבך. דוגמאות לעסקים או ארגונים המחזיקים בחלל הנקרא ארכיון הם תחנות רדיו לדוגמא השומרות אוספים ישנים, ספריות גדולות כמו בית אריאלה, מפעלים גדולים ועוד. מדפים המיועדים לארכיון, מטרתם היא בראש ובראשונה לאפשר לנו לשים כמות גדולה של ניירת. מדפים לארכיון מתוכננים בצורה ספציפית על פי צורכי הארכיון, ויכולים להגיע בכל מידה, עומק או גובה על פי דרישותיו של הלקוח. מדפים לארכיון אשר מתכוננים בקפידה ומותאמים באופן מדויק לחלל הארכיון, יאפשרו ניווט נוח, מקסימום של מקום אחסון במינימום תמרון במרחב. עסקים, מפעלים וארגונים גדולים משתמשים בחלל הארכיון בכדי לאחסן מסמכים כמו קבלות ישנות, הצעות מחיר, חוזים, משכורות, תעודות משלוח ועוד.
היתרונות שבמדפי ארכיון
- מאפשרים לרכז את כל המסמכים הרלוונטיים לעסק בצורה מאורגנת ומסודרת, אשר בסופו של דבר מייעלת את החיפוש וחוסכת לנו זמן יקר.
- את המסמכים המונחים על מדפי הארכיון ניתן למיין ולקטלג לפי נושאים. אז נכון, מסמכים אלו לא משמשים אותנו ביומיום, אך יגיע היום בו נזדקק לאחד המסמכים, ואז נודה לעצמנו שאנחנו יודעים בדיוק איפה כל דבר נמצא, כי אין דבר יותר מתיש מלחפש מחט בערימה של שחת.
- יש מגון של פתרונות אחסון לארכיון החל ממדפי מתכת, מערכות מודולריות אוטומוטיות, מערכות מודלריות מכניות ועוד.
כללים בתכנון מדפים לארכיון
- ברוב המקרים, שטח חלל הארכיון מוגבל, ולכן תכנון המדפים חייב להתבצע מראש ובמחשבה תחילה.
- מכיון, שהארכיון משמש אותנו אחת לתקופה ארוכה, מומלץ לבנות את מדפי הארכיון לגובה.
- יש חשיבות לתנאי הלחות בהם אנו מאחסנים את הניירת, ולכן במידה ויש רטיבות במקום, יש לניילן את המסמכים בכדי למנוע הרס של מסמכים חשובים. רוב המדפים המיוצרים היום, עוברים תהליכי איטום וצביעה מתקדמים המונעים חלודה ורטיבות.
- מומלץ לנצל את כל החלל שיש ברשותנו, זאת משום שבשונה ממחסן לדוגמא, בארכיון אין צורך בשינוע או התניידות נוחה במעברים.
- חשוב לזכור, כי כאשר מתכננים פתרונות אחסון עבור חלל הארכיון, מדובר באחסון לטווח הארוך. על המדפים תצטבר במהלך השנים עוד ועוד ניירת, ויש לקחת זאת בחשבון.