היום, כאשר רוב המשרדים עוברים לניהול של ארכיונים ממוחשבים, רבים לא מקפידים במיוחד לשמור על הסדר בארכיון, במיוחד כאשר הם בטוחים שלא ישתמשו יותר במסמכים אשר מאוחסנים בו. יחד עם זאת, כאשר מגיע הרגע בו צריכים מסמך מסויים, לחפש אותו בין ערמות של ניירת בלתי מאורגנת ומסודרת זהו דבר מורכב ומסובך במיוחד. לכן, כאשר אתם בונים ארכיון, ומשקיעים ברכישה של מדפים לארכיון, הקפידו לסדר אותם בצורה נכונה והקפידו להנחות את כל העובדים לשמור על הסדר בארכיון. כך בכל פעם שתהיו זקוקים למסמך כזה או אחר או תצטרכו לעשות איזה שהוא שימוש בארכיון, תוכלו לעשות זאת בקלות רבה, בתוך זמן קצר מאוד, וללא כל בעיה.
ארגון המדפים לפי אותיות או מספרים סידוריים
השיטה הטובה והנוחה ביותר לארגון של מדפים הינה לסדר אותם לפי אותיות או לפי מספרים סידוריים. כך אתם יכולים לדעת בדיוק מה אמור להיות על כל מדף, וברגע שתהיו זקוקים למסמך או חפץ מסויים תדעו בדיוק היכן למצוא אותו.
בנוסף, כאשר מדפים למשרד מסודרים לפי אותיות או מספרים סידוריים קל מאוד לשמור על הסדר. כל מסמך חדש או תיקיה חדשה אשר נכנסים לארכיון מונחים בדיוק היכן שהם צריכים להיות ובצורה הזו גם לאורך שנים רבות הארכיון יישאר מסודר ומאורגן בדיוק כפי שהוא צריך להיות.
אחסון על המדפים
כאשר אתם בונים ארכיון חדש לעסק שלכם חשוב לשים לב לא רק למדפים עצמם, אלא לרכוש גם פתרונות אחסון אשר באמצעותם תוכלו לאחסן את הציוד הרב על המדפים באופן הטוב ביותר. לכן כדאי להצטייד מראש בכמות גדולה של תיקיות אחסון או קופסאות מתאימות וכך תוכלו לא רק לארגן את הארכיון בפעם הראשונה בצורה טובה, אלא גם תוכלו להבטיח כי העובדים ישמרו על הסדר בארכיון וכל דבר חדש נוסף אשר ייכנס אליו יוכל להישמר בצורה טובה למשך שנים רבות.
בצורה הזו תנהלו ארכיון מסודר, נוח לשימוש וכזה שיסייע לכם בניהול של העסק על הצד הטוב ביותר.