ארכיון מהווה מחלקה שקיימת בכל בית עסק. בכל ישות עסקית מצטברות חשבוניות, נערמות קבלות ומתקבלות תעודות משלוח והזמנות. לא ניתן להשליך מסמכים אלו, כי הם מסמכים לתיעוד חשבונאי ולעתים משפטי. לכן, הדרך היחידה להתמודד אתם היא לתייק אותם. המקום בו נעשה התיוק נקרא הארכיון המשרדי, ולשם תחזוקתו יש צורך לייבא למשרד מדפים לארכיון. כך תתאימו אותם כהלכה למשרדים שלכם.
מדפים לארכיון משרדי בחברות וארגונים
מדפים אלו יימצאו בעמדת המזכירה. מדפים לארכיון אשר תרכשו לה צריכים להיות נוחים לשימוש וקלים להתמצאות. אם י בסביבה שלה כבר מדפים למשרד, השתדלו להתאים אותם כך שייראו זהה להם בצבע ואם ניתן אז גם בצורה ובעובי.
מדפים לארכיון במשרד של בתי מלאכה וחנויות
מדפים אלו לרוב יוצבו במחסן המשרד. בתי מלאכה וחנויות אינם מעסיקים מזכירות על פי רוב, משום שהצטברות המסמכים המשפטיים ומסמכי התאגיד פחותה משמעותית ביחס למשרדים הגדולים. במחסן המשרדי נעשית מלאכת התיוק, היא מוטלת על המחסנאי. אם יש לכם כבר מדפים למחסן, בצעו את ההתאמה של מדפים לארכיון באופן זהה בעיצוב, על מנת לשמור על צביונו של המחסן ולהקל על עובד המחסן את ההתמצאות והגישה למדפי הארכיון.
הגדלת מדפים לארכיון
אם העסק שלכם יגדל וירבה בקשרים עם לקוחות וספקים, הדבר יוביל לערימת מסמכים נוספים שיידרשו להם תיוקים. אם התחלתם עם ארכיון קטן, אל תצופפו מסמכים. תכירו בעובדה שגדלתם ויש להגדיל את הארכיון. מה שיש לעשות במקרה כזה הוא לרכוש מדפי ארכיון בודדים ולמקמם באותיות/מספרים בהם נוצרה הצפיפות תוך ביזור המסמכים ביניהם. אם אין מקום בקיר האחסון של אותם מדפים, יש להרחיב את הארכיון לקירות הסמוכים. בסדרי גודל כאלה, מומלץ לשקול לגבות במחשב את הארכיון כולו על בסיס סריקת המסמכים.
איתור מדפים לארכיון המתאימים למשרד
אנו בקומפקטוס פתרונות אחסון נסייע לכם להתאים את המדפים הרלוונטיים ביותר לעסק שלכם הן מבחינה עיצובית והן מבחינה תפעולית. ניתן למצוא כאן דוגמאות רבות של מדפים למחסן שהם מדפי ארכיון ושל מדפים לארכיון רגילים להצבה בעמדת המזכירה. אנו ממליצים להתחיל את תפעול העסק עם מעט מדפים, או עם כמות מדפים ראלית אחרת המשקפת את כמות המסמכים שיש לכם כרגע, ולגדול בהמשך עם הצטברות הניירת לתיעוד.